En cumplimiento del Régimen General de Habeas Data, regulado por la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios; LABCORESOFT S.A.S. como empresa que almacena y recolecta datos de carácter personal, y en calidad de RESPONSABLE, debe informarle lo siguiente:
Los datos personales solicitados durante la navegación en la página web https://www.labcoresoft.com/ serán tratados de acuerdo a las finalidades relacionadas con el objeto social de la empresa y en especial para responder a las inquietudes allegadas a través de este canal. Los datos personales y de contacto solicitados serán conservados en una base de datos de la sociedad mientras se conserve una relación de tipo contractual o legal con el titular de la información, y en todo caso por un periodo máximo de 20 años una vez finalizada tal relación con el titular, con el único fin de cumplir con la obligación legal de conservación de archivo, atender solicitudes de autoridades y/o fines estadísticos.
Como titular de la información, tiene los derechos a conocer, actualizar, y rectificar sus datos personales; solicitar la revocación de la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento realizado no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:
LABCORESOFT S.A.S. identificada con NIT 901114934-2, cuyo objeto social consiste en Diseño, desarrollo y comercialización de software para diagnóstico clínico y de la industria.
- Dirección: Calle 98 No. 70 – 91 Oficina 1308 – Bogotá
- Página web: labcoresoft.com
- Teléfono: 7432231
- Dirección de correo electrónico: aarcila@labcoresoft.com
2. OBJETIVO:
Establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE:
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LABCORESOFT S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES:
- Base de Datos Personales: Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
- Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
- Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
- Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al Titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
- Custodio de la base de datos: Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
- Dato personal sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su Titular y en los casos previstos en la ley.
- Encargado del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Fuentes Accesibles al Público: Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
- Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se trate en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
- Procedimiento de análisis y creación de Información: Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del Titular de cada dato personal.
- Procedimiento de Disociación: Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
- Principios para el tratamiento de datos: Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
- Propietario de la base de datos: Dentro de los procesos de negocios de LABCORESOFT S.A.S, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.
- Responsable del Tratamiento: Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
- Titular del dato personal: Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
- Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
- Usuario: Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
- Violación de Datos Personales: Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
- Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Será considerado incidente de seguridad aquella situación que implique una violación de las medidas de seguridad adoptadas por LABCORESOFT para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contravía de lo aquí dispuesto o de lo señalado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de LABCORESOFT deberá ser informado a la autoridad de control en la materia.
5. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE POLÍTICA:
La presente Política se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:
- Representantes Legales.
- Personal interno de LABCORESOFT S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos personales.
- Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a LABCORESOFT S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos personales.
- Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario.
- Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
- Las demás personas que establezca la ley.
6. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos personales en LABCORESOFT S.A.S. estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.
- Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
- Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley
- Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES:
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, LABCORESOFT S.A.S., recolecta la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
8.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos de naturaleza pública
- Casos de urgencia médica o sanitaria
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
9. DEBERES DE LABCORESOFT S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
LABCORESOFT S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
10.1. Tratamiento de datos personales de Trabajadores
LABCORESOFT S.A.S. Recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:
- Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con el Empresa.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo de sanción impuesta a los colaboradores.
- Contactar a familiares en casos de emergencia.
- Dar gestión y control a la nómina
- Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
- Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones de los trabajadores.
- Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
- Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página web como soporte de las actividades realizadas.
- Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa de acuerdo a las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.
- Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
- Tomar imágenes y fotografías necesarias para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados.
- Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
- Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social.
- Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
- Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que proporcionen una protección similar a la de Colombia.
- entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual.
- Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados.
- Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros.
- Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
- Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta.
LABCORESOFT S.A.S. almacena los datos personales de sus trabajadores, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Proceso de Talento Humano con la finalidad de administrar la relación contractual entre el LABCORESOFT S.A.S. y el trabajador.
LABCORESOFT S.A.S. trata datos personales sensibles de sus trabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recoge la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles sólo serán usados por LABCORESOFT S.A.S. para los fines antes mencionados.
Terminada la relación laboral, LABCORESOFT S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
10.2. Tratamiento de datos personales de clientes:
LABCORESOFT S.A.S. Recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
- Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes de LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes.
- Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
- Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, terceros aliados, notarías, abogados, etc.
- Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
- Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
- Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa
- Garantizar la prestación de servicios de desarrollo, producción y comercialización de proyectos de software.
- Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en virtud de la Ley 1581 de 2012.
- Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
- Evaluar el servicio de atención al cliente y realizar encuestas de satisfacción.
- Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
- Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
- Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
- Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la finalización de la relación contractual.
- Consultar como buena práctica empresarial u obligación legal, antecedentes de los clientes en listas restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.
- INCLUIR LAS DEMÁS QUE CONSIDERE HAGAN FALTA
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas
LABCORESOFT S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
- Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social por parte de los contratistas
- Llevar a cabo evaluaciones y selección de proveedores potenciales.
- Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y regulatorias
- Control y pagos por los bienes y servicios recibidos.
- Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores.
- Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores y los contratistas.
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
LABCORESOFT S.A.S. sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de LABCORESOFT S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, LABCORESOFT S.A.S. devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.4. Tratamiento de datos personales de accionistas
LABCORESOFT S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista
- Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía
- Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
- Dar cumplimiento a los preceptos y normatividad establecida en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.
- Convocar o invitarlo a las diferentes reuniones de naturaleza societaria a las que deba asistir por su calidad de accionista.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
10.5. Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso:
LABCORESOFT S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes a través del formato Control de Visitantes y que pueden incluir datos personales sensibles. Dicha información es almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la Empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Asegurar el ingreso a las instalaciones de la Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
- Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
- Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la Empresa.
- Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad implementados por la Empresa.
- En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
De acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
10.6. Tratamiento de datos personales de la Página Web
LABCORESOFT S.A.S. recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en página web de LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contacto.
- Publicar eventos o noticias de interés.
- Recepcionar y dar trámite a las quejas y reclamos de los terceros.
- Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
- Realizar campañas de promoción, marketing, publicidad
- Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.7. Tratamiento de datos personales de Control Biométrico
LABCORESOFT S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
- Permitir acceso sólo al personal autorizado.
- Controlar el ingreso, permanencia y salida de empleados en las instalaciones de la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a la duración de la relación laboral con el trabajador.
10.8. Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes:
LABCORESOFT S.A.S. cuenta con un registro de Prospectos de Clientes, cuya información ha sido recolectada por parte de Empresa previa autorización expresa del Titular a través de eventos o a través del diligenciamiento de solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos. LABCORESOFT S.A.S. almacena dicha información en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Prospectos de Clientes de LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
- Enviar información de proyectos ofertados por la empresa a las personas interesadas.
- Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Empresa para acceder a un proyecto, convenio o contrato.
- Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de marketing.
- Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los titulares.
- Para realizar informes de gestión y estadísticas internas.
- Garantizar el ejercicio de su derecho de Hábeas Data (Consultas, quejas y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de datos).
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
10.9. Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección:
LABCORESOFT S.A.S. recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por la Empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por LABCORESOFT S.A.S. serán:
- Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
- Envío de comunicaciones programadas por la Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
- Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
- Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.
- Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
- Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual la Empresa como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:
LABCORESOFT S.A.S. actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
De otro lado, cuando LABCORESOFT S.A.S. decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen el alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
12. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
LABCORESOFT S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.
En todo caso, LABCORESOFT S.A.S. recolectarán cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.
13. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactando con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área administrativa encargada de la protección de datos personales en la compañía. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: aarcila@labcoresoft.com o a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Calle 98 No. 70 – 91 Oficina 1308 Bogotá D.C.
13.1 Consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de LABCORESOFT S.A.S. y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.2 Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de LABCORESOFT S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante LABCORESOFT S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a LABCORESOFT S.A.S. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que LABCORESOFT S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
- Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
- Dirigida a LABCORESOFT S.A.S.
- Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
- El objeto de la petición.
- Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-mail).
- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
13.3 Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
13.4 Petición de actualización y/o rectificación
LABCORESOFT S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición.
14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO:
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a LABCORESOFT S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Considere que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
- Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LABCORESOFT S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto LABCORESOFT S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
15. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS:
LABCORESOFT S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el numeral 13. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
16. VIGENCIA:
La presente Política rige a partir de junio de 2021.
